如何进行有效沟通

发布者:699net必赢  来源:必赢手机客户端  发布时间:2015年01月11日 10:42  点击:[]

在团队里,要进行有效沟通,必须明确目标。对于团队领导来说,目标管理是进行有效沟通的一种解决办法。在目标管理中,团队领导和团队成员讨论目标、计划、对象、问题和解决方案。由于整个团队都着眼于完成目标,这就使沟通有了一个共同的基础,彼此能够更好地了解对方。即便团队领导不能接受下属成员的建议,他也能理解其观点,下属对上司的要求也会有进一步的了解,沟通的结果自然得以改善。如果绩效评估也采用类似办法的话,同样也能改善沟通。
在团队中身为领导者,善于利用各种机会进行沟通,甚至创造出更多的沟通途径,与成员充分交流等并不是一件难事。难的是创造一种让团队成员在需要时可以无话不谈的环境。
对于个体成员来说,要进行有效沟通,可以从以下几个方面着手:
一是必须知道说什么,就是要明确沟通的目的。如果目的不明确,就意味着你自己也不知道说什么,自然也不可能让别人明白,自然也就达不到沟通的目的。
二是必须知道什么时候说,就是要掌握好沟通的时间。在沟通对象正大汗淋漓地忙于工作时,你要求他与你商量下次聚会的事情,显然不合时宜。所以,要想很好地达到沟通效果,必须掌握好沟通的时间,把握好沟通的火候。
三是必须知道对谁说,就是要明确沟通的对象。虽然你说得很好,但你选错了对象,自然也达不到沟通的目的。
四是必须知道怎么说,就是要掌握沟通的方法。你知道应该向谁说、说什么,也知道该什么时候说,但你不知道怎么说,仍然难以达到沟通的效果。沟通是要用对方听得懂的语言——包括文字、语调及肢体语言,而你要学的就是透过对这些沟通语言的观察来有效地使用它们进行沟通。
以上四个“简单”问题,可以用来自我检测,看看你是否能进行有效的沟通。
必要性和重要性
人们在工作和生活之中每时每刻都进行着沟通,以至于大家对于沟通这个概念已经非常熟悉了,但什么是沟通?可能很少有人进行过认真、深入的思考。大家在向几个大企业的中层管理人员提出这个问题时,多数人都不能予以全面的回答。据此,大家推测,善于运用沟通的技巧,并能够进行有效沟通的人可能更少。
事实正如大家所推测的一样,在实际工作当中许多很有才能的人,由于沟通环节存在问题而无法充分发挥作用;一件本来很好的事情由于沟通环节出现问题导致结果欲速不达……因此,如何进行有效沟通,对于提高工作效率非常重要!
沟通就是信息(情感、观点、事件等等)的流通和传递。沟通的途径多种多样,大家最常用的方法是语言沟通。美国斯隆学院的行为科学家们对语言沟通过程中的说话、聆听、思考三个活动的速度进行了多次试验,得出了这样的结论:思考速度>;聆听速度>;说话速度。另外,行为科学家还通过不同的信息传递手段,对获取信息的有效性进行了多组比对试验,得出的结论是:信息经提炼后再传递给聆听者,其记忆的效果远远好于不加整理且没有重点的叙述和图片展示。
这两组试验的结论对如何进行有效沟通产生了很大的影响力,使人们能够运用科学的试验结论,对比自己的沟通行为,认真思考一下在日常沟通过程中是否存在不适当的行为:提供的信息越多越好;不停地灌输自己的观点,不管聆听者的反应;信息长篇累牍,没有重点……事实证明,这样的沟通往往效果不好,大家需要从信息沟通的流转过程入手,分析这些问题存在的原因,并提出解决措施。
过程中存在问题
沟通过程中,信息的传递一般是经过构想、组织信息(提炼或加工)、发出信息、聆听者接收信息、思考、组织反应(反馈)六个过程,在这个循环过程中,任何一个过程都不能缺少。
如果不经过组织信息过程即提炼加工过程,聆听者就会不知所云,无法掌握重点,因而也无法进行正确的反馈,这种问题在日常工作当中最为普遍,大家称之为信息堆积;如果不给聆听者思考的机会和时间,信息传递的效果也会大打折扣,聆听者在交流过程中由于大脑运转速度远远快于说话的速度且交流的信息无法引起大脑思考,此时,聆听者往往会形成“走神儿”或“独自闪念”的情况,交流的效果自然很差,这种情况也非常普遍,大家称之为“自我沟通”。这两种情况在大家的工作过程中极为普遍,并存在某种程度上的变异情况,因此,需要采取应对措施加以改进。
提高效率措施
对于“信息堆积”的问题,缺乏的就是信息的提炼和加工过程。在这种情况下,大家往往已经完成了构想的阶段,具备了很丰富的素材,但并不具备交流、汇报、沟通的条件,大家需要检查已经准备好的素材是否能够表达明确的意图和沟通目标,需要将材料进行提炼和加工,将其归纳成为具有说服力,能够支撑其表达意图的材料。与之对应的另外一种情况是,大家只是有了初步构想,要把这个思想火花及时记录下来,而不是立即让别人按照这个不成熟的构想进行下一步操作,因为这个构想往往并不全面,甚至存在严重错误,贸然进行下一步工作可能造成工作的损失和反复,造成具体工作人员失去对管理者的信心。因此,在这种情况下,最重要的措施就是在进行沟通之前进行信息的提炼、加工和筛选。
对于“自我沟通”的问题,改进的方法是进行互动。即在信息交流过程中要注意聆听者的反馈,不断引发聆听者对所谈问题的思考。有的管理学家甚至提出这样的观点“慢速沟通比快速沟通更有效”,其理论依据是由于说话的速度慢,聆听者在了解前面的问题后,非常急于听到后续的问题,导致思想完全集中在你所传递的信息上面。
“自我沟通”的问题也存在变异情况,一些管理者在制定工作计划或任务时,往往将自己的想法自上而下一味的传递,并不知道下属是否真正了解了自己的工作意图,导致工作结果与设想偏差很大,只得再进行返工,工作效率不高,且容易挫伤下属员工的工作积极性。这样的管理者可能非常了解互动的意义,但往往在实际工作当中不知道如何与员工进行互动,导致沟通不畅,效率不高。
实际工作当中应该采取的措施
上级与下级的沟通。上级管理者在布置工作和任务时要清晰,使接收任的同志都能够明确目的。在必要的情况下,上级管理者还要给接受任务的同志提供必要的手段,确保工作能够高效率地实现既定目标,在此沟通过程中的互动最为重要。要注意的问题是,上级管理者要区分不同的对象,采用不同的沟通方式,有的同志非常善于领会意图也具有很强的工作能力,对这样的同志,上级管理者不需要进行很详细的工作交代,要拿出多数时间倾听他们的设想,并对他们提出的建议、困难等给以答复,提高他们的主动性和自信心,以提高工作效率;对于领悟能力和实践能力不强的同志,上级管理者不能简单行事,把一件事情简单交代之后置之不理,期待预期结果的出现,这样往往事与愿违。对这样的同志要多传递自己的想法,注重他们的实行能力,而不能过多地希望他们能够提出更多更好的建议。
同级之间的沟通。通常情况下,同级之间针对工作问题进行沟通有一定的困难,由于沟通事件的本身并不是完全对等的,因此沟通的结果势必造成沟通双方产生一定的服从或服务关系,往往是提出问题的人是处于主动位置。在这种情况下,双方要尽量从对方的角度考虑问题,在提出问题的同时,为对方可能导致的困难提出解决意见甚至提供一定的帮助,使工作能够顺利完成。问题提出者要主动放下架子,以商量的口吻与对方沟通,并尽量多听取对方的反馈意见,了解对方的困难,切不可采用强迫的口吻和手段,那样往往把事情办坏。大家的目的是更快更好>;地完成工作而不是探讨责任的归属问题。另外,沟通双方要从组织整体的角度考虑问题,在确保整体利益的前提下,探讨沟通事件的处理方法,切莫把对事情的处理与对人的好恶结合起来。
沟通就是生产力
“沟通就是生产力”。企业领导高瞻远瞩,对沟通工作的重要性进行了高度的概括,并多次强调采用有效沟通方法对提高工作效率、效果的重要意义。在今后的工作中,大家确实还需要不断掌握和运用有效沟通的方法,创造工作动力,激发工作潜能,使大家的战略目标早日得到实现

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